VOORWAARDEN WOUDSCHOTEN HOTEL & CONFERENTIECENTRUM

Tenzij anders vermeld zijn onze tarieven inclusief bediening en BTW, prijswijzigingen voorbehouden. De tarieven zijn exclusief op uw reservering afgestemd en kunnen niet aan derden worden overgedragen. Op al onze leveringen en diensten zijn de navolgende voorwaarden van toepassing. 

1. DEFINITIES
Onder de navolgende woorden wordt telkens het volgende verstaan. 

Het Hotel
Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum  

Dienst
Het door het hotel verstrekken van logies en/of spijs en/of dranken en/of het ter beschikking stellen van (zaal)ruimte, alles met alle daarbij behorende werkzaamheden en diensten en alles in de ruimste zin des woord. 

Annulering
De in schriftelijke vorm door de klant aan het hotel gedane mededeling dat van een of meer overeengekomen diensten geheel of gedeeltelijk geen gebruik zal worden gemaakt.  

No-show
Het zonder annulering niet gebruik maken door een gast van een op grond van deze overeenkomst te verstrekken dienst. 

Reserveringswaarde
De totale omzetverwachting van het horecabedrijf inclusief bedieningsgeld, (stadsbelasting) en BTW ter zake met een klant gesloten horecaovereenkomst, welke verwachting is gebaseerd op de binnen dat horecabedrijf geldende gemiddelden.  

2. TOTSTANDKOMEN OVEREENKOMST

• Het hotel behoudt zich het recht voor een reservering of overeenkomst te weigeren.
• Alle offertes en aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
• Reserveringen die door tussenpersonen worden gemaakt, worden geacht mede voor rekening en risico van deze tussenpersoon te zijn gesloten.
• Tenzij anders overeengekomen is het hotel geen commissie of provisie verschuldigd.

3. OPTIERESERVERING
Opties worden verleend met een tevoren vastgestelde afloopdatum. Indien zich tussentijds een andere aanvrager meldt, neemt het hotel contact met u op. Wij verzoeken u dan binnen 24 uur te beslissen of uw optie omgezet kan worden in een definitieve reservering of dat deze optie helaas komt te vervallen. Een optie die niet voor de afloopdatum door de klant wordt omgezet naar een daadwerkelijke reservering, wordt geacht te zijn vervallen zonder dat daartoe een opzegging door het hotel vereist is.  

4. AANBETALING
In geval van een definitieve reservering kan het hotel om een aanbetaling en/of creditcardgarantie verzoeken. Indien wij de aanbetaling en/of creditcardgarantie niet tijdig ontvangen, dan behouden wij ons recht voor de reservering niet te honoreren.  

5. DEFINITIEVE RESERVERING
De accommodatie wordt definitief gereserveerd wanneer het hotel een getekend exemplaar van de reserveringsbevestiging retour ontvangt voor de in de voorbrief vermelde tekendatum.  

Wij behouden ons het recht voor de aan u bevestigde ruimtes te wijzigen, tenzij anders vermeld. 

6. DEFINITIEVE AANTAL GASTEN
Het definitieve aantal gasten dat in de reservering is vastgelegd, is leidend voor de facturatie, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

7. ANNULERINGEN GROEPEN
In alle gevallen waarin op grond van één horecaovereenkomst meer dan één soort horecadienst moet worden verleend en tevens voor alle daarbij overeengekomen horecadiensten een totaalprijs is overeengekomen, zal voor de annulering van een in een zodanige overeenkomst opgenomen reservering het volgende gelden:  

Bij annulering meer dan 6 maanden voor de overeengekomen aankomstdatum waarop krachtens de desbetreffende horecaovereenkomst de eerste horecadienst zou moeten worden verleend, is de klant niet gehouden enige vergoeding aan het horecabedrijf te betalen. 

• Bij annulering meer dan 3 maanden voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 10% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.
• Bij annulering meer dan 2 maanden voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 15% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.
• Bij annulering meer dan 1 maand voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 35% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.
• Bij annulering meer dan 14 dagen voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 60% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.
• Bij annulering meer dan 7 dagen voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 85% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.
• Bij annulering minder dan 7 dagen voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 100% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen. 

8. ANNULERINGEN INDIVIDUEN
Wanneer een reservering voor logies, al dan niet met ontbijt, is gemaakt voor één of meer individuen bedragen de annuleringskosten van die reservering het volgende percentage van de voor die reservering geldende reserveringswaarde: 

Bij annulering meer dan 1 maand voor de overeengekomen aankomstdatum waarop krachtens de desbetreffende horecaovereenkomst de eerste horecadienst zou moeten worden verleend, is de klant niet gehouden enige vergoeding aan het horecabedrijf te betalen.  

• Bij annulering meer dan 14 dagen voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 15% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.
• Bij annulering meer dan 7 dagen voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 35% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.
• Bij annulering meer dan 3 dagen voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 60% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.
• Bij annulering meer dan 24 uur voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 85% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.
• Bij annulering minder dan 24 uur voor de overeengekomen aankomstdatum is de klant gehouden 100% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen. 

9. NO-SHOW
U als opdrachtgever staat garant voor aankomst van het definitieve aantal gasten. In geval van eventuele no-show kan Woudschoten deze in rekening brengen.  

10. BETALING

• Tenzij anders overeengekomen dienen alle kosten bij vertrek te worden voldaan.
• Bij betaling op factuur geldt een betalingstermijn van 14 dagen.
• Eventuele kosten als gevolg van no-show of onverwacht vertrek worden eveneens gefactureerd.
• Facturen worden niet naar buitenlandse adressen verzonden.

11. AANSPRAKELIJKHEID

Het hotel is niet aansprakelijk voor verlies van of schade aan eigendommen die door gasten zijn meegebracht. De klant vrijwaart het hotel voor eventuele aanspraken van gasten. De klant, gast en eventuele begeleiders zijn hoofdelijk aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade aan het hotel of derden die ontstaat door:

• wanprestatie;
• onrechtmatig handelen;
• overtreding van de huisregels;
• schade veroorzaakt door dieren, stoffen of zaken die zij bij zich hebben of onder hun toezicht staan.

12. ZAALNAMEN
De bijeenkomst vindt plaats in een plenaire zaal. Zaalnamen zijn voorbehouden en kunnen eventueel gewijzigd worden.  

Naast bovengenoemde voorwaarden zijn op al onze reserveringen en transacties de Uniforme Voorwaarden Horeca van toepassing.  

OVERIGE INFORMATIE 

Parkeren
Het hotel beschikt over ruime, gratis parkeergelegenheid. Op het terrein gelden de Nederlandse verkeersregels. Bezoekers dienen deze te allen tijde in acht te nemen.

Wifi
In het gehele hotel is gratis wifi beschikbaar voor onze gasten.

Bij voorkeur pin-only
Om het afrekenen snel en veilig te laten verlopen, werken wij bij voorkeur pin-only. Betalen kan eenvoudig met pinpas of contactloos.