Privacy policy

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum is centraal gelegen én beschikt over een zeer groot eigen landgoed. Tussen al dit groen bieden wij goede faciliteiten in een zeer verzorgde accommodatie die uitstekend geschikt is voor één- of meerdaagse bijeenkomsten.

Respect voor de privacy van (potentiële) klanten is voor Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum het uitgangspunt bij al haar activiteiten. Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum zal uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze Privacyverklaring en met de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming. In deze Privacyverklaring wordt een beschrijving gegeven van de gegevensverwerking door Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum en uw rechten in verband daarmee.

Waarom verzamelt en gebruikt Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum uw persoonlijke gegevens?

We gebruiken opgeslagen informatie over u voor verschillende doeleinden. Uw persoonlijke gegevens kunnen op de volgende manieren gebruikt worden:

1. Reserveringen: op de eerste plaats gebruiken we uw persoonsgegevens om uw online reservering te voltooien en te beheren, wat natuurlijk de essentie is van ons bedrijf!
2. Marketingdoeleinden: we gebruiken uw gegevens voor marketingdoeleinden. Hieronder verstaan we onder andere:

• Het gebruik van uw contactgegevens om u regelmatig informatie over gerelateerde producten en diensten te sturen. U kunt zich snel, eenvoudig en op elk gewenst moment afmelden van e-mailmarketingberichten — klik gewoon op onderaan op de link ‘unsubscribe from this list’ die in elke nieuwsbrief te vinden is.
• Gebaseerd op uw informatie, kunnen er gepersonaliseerde aanbiedingen aan u worden getoond op de website en in de mobiele apps van Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum en op websites en in de apps van derden (inclusief socialmedia websites) en kan de inhoud van de website die aan u getoond wordt, worden gepersonaliseerd. Dit kunnen aanbiedingen zijn die rechtstreeks geboekt kunnen worden op onze site of op websites van intermediairs, of aanbiedingen of producten van derden waarvan wij denken dat ze u wellicht interesseren.
• Als u deelneemt aan andere promoties (zoals prijsvragen, het refereren van vrienden of wedstrijden) worden de relevante gegevens gebruikt om deze promoties te beheren.

3. Contact met u: we kunnen ook op andere moment contact met elkaar hebben, waaronder per e-mail, per post, via de telefoon of via een sms’je. De methode hangt af van de contactgegevens die u eerder met ons heeft gedeeld. We verwerken de communicatie die u met ons heeft. Dit kan een aantal redenen hebben, waaronder:

• Het reageren op en afhandelen van verzoeken die u, of uw reisaanbieder heeft gedaan.
• Als u een reservering nog niet voltooid heeft, kunnen we contact met u opnemen met een herinnering om verder te gaan met uw reservering. Deze extra dienst kan voordelen voor u hebben, omdat u uw reservering kunt voltooien zonder opnieuw de reisaanbieder te hoeven zoeken of uw gegevens opnieuw in te vullen.
• Wanneer u gebruik maakt van onze diensten kunnen we u een enquête sturen of u uitnodigen om een beoordeling achter te laten over uw ervaring met Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum of de reisaanbieder.
• We sturen u ook andere berichten die gerelateerd zijn aan uw reservering, zoals hoe u contact kunt opnemen met Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum als u hulp nodig heeft terwijl u onderweg bent, en andere informatie waarvan we denken dat het nuttig voor u kan zijn bij het plannen, of om het beste uit uw reis te halen. We kunnen u ook materiaal sturen dat gerelateerd is aan aanstaande reserveringen.
• Zelfs als u geen aankomende reservering heeft, kunnen we u andere administratieve berichten sturen die bijvoorbeeld veiligheidswaarschuwingen bevatten.

4. Marktonderzoek: soms vragen we onze gasten om deel te nemen aan een marktonderzoek. U kunt de informatie raadplegen die u wordt verstrekt wanneer u wordt uitgenodigd om deel te nemen, zodat u begrijpt welke persoonsgegevens worden verzameld en hoe uw persoonsgegevens verder worden gebruikt.
5. Bevordering van veilige en betrouwbare service: om een betrouwbare omgeving te creëren voor u, uw medereizigers, de zakenpartners van Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum en onze reisaanbieders, gebruiken wij persoonsgegevens voor het opsporen en voorkomen van fraude en andere illegale of ongewenste activiteiten. Op dezelfde manier gebruiken wij persoonsgegevens voor risicobeoordeling en veiligheidsdoeleinden, waaronder de authenticatie van gebruikers en reserveringen. Voor zulke doeleinden kan het nodig zijn dat wij bepaalde reserveringen tegenhouden of opschorten totdat wij onze beoordeling voltooid hebben.
6. Verbeteren van onze diensten: we gebruiken ook persoonsgegevens voor analytische doeleinden. Dit maakt deel uit van ons streven om onze diensten en de gebruikerservaringen te verbeteren, maar het kan ook gebruikt worden voor testdoeleinden, probleemoplossing en de verbetering van de functionaliteit en kwaliteit van onze diensten. Het voornaamste doel is ons online platform te optimaliseren en aan te passen aan uw wensen en onze website eenvoudiger te maken en prettiger in gebruik. We streven ernaar om alleen gepseudonimiseerde gegevens te gebruiken voor deze analytische doeleinden.
7. Gastbeoordelingen en andere bestemming gerelateerde informatie: tijdens en na uw reis die u via ons boekt, kunt u uitgenodigd worden om een beoordeling achter te laten. We kunnen ook uw medereizigers of reizigers voor wie u heeft geboekt uitnodigen om een beoordeling te schrijven. Voor deze uitnodiging wordt informatie opgevraagd over de reisaanbieder of de bestemming.
8. Telefoongesprekken met ons team kunnen live worden gevolgd of worden opgenomen voor kwaliteitscontroles en trainingsdoeleinden, waaronder het gebruik van de opnames voor de afhandeling van claims en het opsporen van fraude. De opnames worden bewaard en na een bepaalde tijd automatisch weer verwijderd, tenzij Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum beschikt over een rechtmatig belang om zulke opnames voor een langere periode te bewaren, waaronder fraude-onderzoek en juridische doeleinden.
9. Juridische doeleinden: tot slot moeten we in sommige gevallen uw gegevens gebruiken om juridische geschillen af te handelen en op te lossen, voor reglementair onderzoek en compliance, om de gebruiksvoorwaarden van het reserveringssysteem van Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum na te leven, of om te voldoen aan de wettige verzoeken van de wetshandhavingsinstanties.

Hoe deelt Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum uw gegevens met derden?

In bepaalde omstandigheden delen we uw gegevens met derden.

Diensten van derden: we gebruiken diensten van derden om namens ons uw gegevens te verwerken. Dit heeft diverse doelen, waaronder het versturen van marketingmateriaal of het valideren van de juistheid van het e-mailadres dat u heeft opgegeven tijdens het reserveringsproces. Externe dienstverleners hebben een geheimhoudingsplicht en het is ze niet toegestaan uw persoonsgegevens te gebruiken voor andere doeleinden dan geïnstrueerd door Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum.

Betaaldiensten en (andere) financiële instellingen: als er een terugbetaling aangevraagd is voor uw Reservering door u of de creditcardhouder, is het nodig dat we bepaalde reserveringsgegevens delen met de betaaldienst en de desbetreffende financiële instellingen om de terugbetaling te behandelen. Hierbij kan ook een kopie meegestuurd worden van de reserveringsbevestiging of van het IP-adres waarmee de reservering is gemaakt. We kunnen informatie delen met de desbetreffende financiële instellingen als wij dat noodzakelijk achten voor fraudedetectie en preventiedoeleinden.

Autoriteiten: we geven persoonsgegevens door aan de rechtshandhaving voor zover het wettelijk verplicht is, of strikt noodzakelijk is voor het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten en fraude, of als we anderszins wettelijk verplicht zijn om dit te doen. We kunnen persoonsgegevens ook doorgeven aan autoriteiten om onze rechten en eigendommen te beschermen, of de rechten en eigendommen van onze zakenpartners.

Zakenpartners: we werken samen met zakenpartners. Deze zakenpartners verspreiden of adverteren de diensten van Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum.

Als u een reservering maakt via een website of app van een van onze zakenpartners dan worden er bepaalde persoonsgegevens die u aan hen doorgeeft, zoals uw naam en e-mailadres, uw adres, uw betalingsgegevens en andere relevante informatie, aan ons doorgestuurd om uw reservering te voltooien en te beheren.

Als u een reservering maakt via de website van een van onze zakenpartners, dan kan de zakenpartner kan ook bepaalde gegevens ontvangen die gerelateerd zijn aan die reservering, zoals uw naam en e-mailadres. Dit is voor hun eigen interne doeleinden (zoals analytische doeleinden) en, als u daarom gevraagd heeft, voor het beheer van het loyaliteitsprogramma’s, of marketingdoeleinden.

Als u een reservering maakt op de website van een van onze zakenpartners, neem dan de tijd om hun privacyverklaring te lezen, als u wilt begrijpen hoe deze zakenpartners uw persoonsgegevens kunnen verwerken. Voor fraudedetectie en preventiedoeleinden en indien strikt noodzakelijk kunnen we ook informatie over onze gebruikers uitwisselen met onze zakenpartners.

Reclamepartners: we delen persoonsgegevens, inclusief uw e-mailadres, met reclamepartners als onderdeel van de marketing van de Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum via derde partijen (om ervoor te zorgen dat er relevante advertenties getoond worden aan het juiste publiek). We streven ernaar alleen e-mailadressen te delen in gepseudonimiseerde vorm om het koppelen van uw e-mailadres aan een bestaand klantenbestand mogelijk te maken, zodat uw e-mailadres niet gebruikt kan worden voor andere doeleinden. Voor meer informatie over gepersonaliseerde advertenties en uw keuzes lees “Hoe worden cookies gebruikt?” en “Wat zijn uw keuzes?” in onze Cookieverklaring.

Welke veiligheidsprocedures gebruikt Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum om uw persoonlijke gegevens te waarborgen?

In overeenstemming met de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming hebben wij solide procedures om ongeautoriseerde toegang tot, en het misbruik van persoonsgegevens te voorkomen.

Wij gebruiken geschikte zakelijke systemen en procedures om de persoonlijke informatie die u ons geeft te beschermen. Wij gebruiken ook beveiligingsprocedures en technische en fysieke beperkingen voor toegang tot de persoonlijke informatie op onze servers. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot persoonlijke informatie als dit nodig is voor hun werk.

Hoe gaat Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum om met de persoonlijke gegevens van kinderen?

De diensten die door Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum worden aangeboden zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 18 jaar. Het gebruik van elk van onze diensten is alleen toegestaan met de nadrukkelijke toestemming van een ouder of voogd. Als we informatie ontvangen van iemand die jonger is dan 18 jaar, behouden we het recht om het te verwijderen. In een beperkt aantal gevallen, als onderdeel van een reservering, aankoop of andere reisgerelateerde diensten of in uitzonderlijke andere omstandigheden (zoals diensten gericht aan gezinnen) kan Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum gegevens van kinderen alleen met de toestemming van de ouder verzamelen en gebruiken.

Hoe kunt u de persoonlijke gegevens die u aan Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum heeft gegeven beheren?

U hebt er recht op een overzicht van en informatie over de herkomst van uw persoonsgegevens te ontvangen. Ook heeft u het recht Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum te verzoeken de persoonsgegevens bij te werken, te corrigeren of te verwijderen indien die gegevens onjuist, onvolledig of niet van belang zijn, of indien zij in strijd zijn met wet- en regelgeving. U kunt schriftelijk contact opnemen met Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum per e-mail. Verder heeft u het recht kosteloos bezwaar te maken, indien u geen prijs stelt op informatie over onze producten en diensten, die wij u van tijd tot tijd kunnen toesturen. Daartoe kunt u een e-mail sturen aan het onderdeel van Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum waarmee u zaken doet of gebruik maken van het adres dat u vindt in onze mailingen.

Cookies voor managementinformatie

Op haar website verzamelt Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum informatie met behulp van cookies. Dit zijn kleine tekstbestandjes die door een website automatisch op uw computer worden geplaatst. De met behulp van die cookies verzamelde gegevens worden gebruikt voor het verbeteren van de technische nauwkeurigheid van de diverse internetpagina’s en om deze website beter te laten aansluiten op de behoeften en wensen van de gebruiker. Als u cookies wilt uitschakelen, kunt  u in uw browser-instellingen automatische acceptatie uitzetten. Het uitschakelen van cookies kan de functionaliteit van onze website beïnvloeden.

Meer informatie over onze cookie-policy vindt u hier.

Wijziging van de Privacyverklaring

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum kan deze Privacyverklaring wijzigen en bijwerken. Wij adviseren u de verklaring regelmatig door te lezen om op de hoogte te blijven van die wijzigingen.

Neem contact met ons op

Indien u vragen heeft over de privacy van uw persoonsgegevens kunt u voor nadere contactgegevens hier klikken.

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum – mei 2018