Vergaderen saai?

Tien tips om je meeting actiever te maken.

Vlak voor een congres of vergadering sta je echt niet altijd te trappelen van ongeduld. En het aantal mensen dat vergaderen als hobby ziet is ook op één hand te tellen. Toch zijn er manieren om het afstemmen en besluitvormingsprocessen versnellen wat leuker en actiever te maken. Tien tips om je meeting actiever te maken.

• Begin bij het einde? Het klinkt gek, maar als je de meeting begint bij het einde krijg je er meer uit dan je denkt. Dus begin bij de samenvatting alsof je al hebt vergaderd. Het zet de boel op scherp en je weet hoe je wilt eindigen. Bovendien is het interessant om te zien hoe van te voren bepalen wat er uit de dag moet komen, werkt als een selffulfilling prophecy. Een wat? Nou dat door het resultaat te benoemen dat er ook haast als vanzelf uitkomt. Niets leuker dan vergaderen met de juiste uitkomst.
• Ff klagen en zeuren? Niets menselijks is ons vergadertijgers vreemd. Dus er valt altijd wel iets te klagen. En dan bedoelen we niet klagen over de files of het weer, maar over het werk. Beginnen met een rondje klagen en roddelen haalt de stoom van de ketel. Als de emoties uit het lijf zijn kan er besluitvaardiger en slimmer worden vergaderd. Zet dit punt ook gewoon op de agenda.
• Klokken! ?Niets vervelender als een onderwerp maar doormoddert. Als vergadertijger kan je dan nog maar één ding: mentaal emigreren. Hoe fijn dat soms ook is, het maakt de vergadering an sich niet leuker. Dus zet een timer! Dat houdt de agendapunten en langpraters kort. Wijs 1 persoon aan die de timer beheert en de ‘baas’ is.
• Uitnodigingsbeleid? Tja, da’s logisch toch? Misschien wel. Maar als je echt de moeite neemt goed na te denken over wie er zeker wel en wie er misschien niet bij hoeft te zijn, vallen er vast een aantal af. Dat scheelt zowel de vergaderaars als de niet vergaderaars tijd en ergernis.
• Blijf staan?Wil je de boel echt een keer in gang zetten? Vergader eens staand. Het is ongelofelijk hoe anders dat voelt. Bovendien: een lijf liegt niet. Aan iemands lichaamshouding zie je wat hij of zij ergens écht van denkt. Bijkomend voordeel is dat bij een staand overleg besluiten sneller worden genomen. Uit onderzoek is gebleken dat een staande vergadering maar liefst 34% sneller gaat.
• Ga naar buiten? Steeds meer vergadertijgers doen het. Een wandelingetje tussen de bedrijven door. Maar het kan ook anders. Waarom niet een deel of geheel van de meeting in de buitenlucht houden? Lopen is goed voor je gezondheid en je geheugen wordt er beter van. Handig voor als het besprokene moet worden uitgevoerd. Oh en trouwens, je wordt er vrolijker van! Vrolijk vergaderen, wie wil dat nou niet?
• Zet ’t op een zuipen? Lekker hoor zo’n late of espresso. Maar echt fris in je hoofd blijf je door elk uur twee glazen water te drinken. Natuurlijk hoort daar automatisch een frequent toiletbezoek bij. Maar ach, da’s dan weer goed voor wat extra beweging en het resultaat op je stappenteller.
• Doe alsof de pers wacht? Zet de boel op scherp en doe alsof over 60 minuten precies de pers wacht. Voor die tijd moet de groep eruit zijn. Wat zijn de prioriteiten en welke argumenten zijn er waarom iets niet besloten of besproken is.
• Stoelendans? In een groep heeft ieder zijn rol, positie, perspectief. Wanneer de groep een beetje vast komt te zitten in de discussie, doe een stoelendans. Dat kan met muziek en het bekende kinderspelletje. Waarom niet? Maar je kunt ook na de koffie voorstellen dat iedereen ergens anders gaat zitten.
• Marktlui? Maak er een letterlijke onderhandeling van. Net als op de markt. Vraag iedereen iets eerder te komen en vraag ze op 2 flipovers te schrijven: 1) Wat kom ik hier halen? 2) Wat kom ik hier brengen. Zo wordt veel concreter wat de opbrengst is en kun je zelfs vraag en aanbod aan elkaar koppelen. Nieuwe relaties worden gesmeed.

Heb jij een tip om vergaderen nog leuker te maken? Stuur ‘m naar marketing@woudschoten.nl