6 suggesties voor een minimale footprint van jouw duurzame congres

29 april 2024

Een duurzaam congres organiseren klinkt heel mooi, maar een congres kan nooit echt duurzaam zijn. Het organiseren van een congres is namelijk altijd belastend voor het milieu. Hoe zorg je er dan voor dat de footprint van jouw congres minimaal is? In deze blog bespreek ik 6 belangrijke aspecten van het organiseren van een congres met bewuste groene keuzes.

Locatie: lokaal, centraal & “groen”

Zoek voor jouw congres een locatie die lokaal gelegen is. Komen de deelnemers vanuit het hele land? Kies dan een locatie midden in het land. Naast voldoende ruimte en faciliteiten is de locatie het eerste keuzemoment. Keurmerken zoals Green Key, Green Globe, EKO-keurmerk Horeca of een ISO 14001 certificering maken het makkelijker om te achterhalen hoe “groen” een locatie is, maar dit zegt niet alles. Zoek daarom altijd op de website van de locatie naar wat ze doen aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en vergelijk dit met elkaar. Kies wat er het beste bij je past.

Vervoer: trein, bus, fiets of auto?

Bereikbaarheid is een belangrijk punt waar je gemakkelijk een duurzame keuze in kan maken. Is de congreslocatie met het openbaar vervoer te bereiken? Zo ja, spoor alle deelnemers aan om niet met de auto te reizen. Dit kan je stimuleren door OV-kosten (gedeeltelijk) te vergoeden of in de totaalprijs mee te nemen. Kan dit niet? Dan zijn er nog andere opties. Zo kan je zelf een bus inzetten vanaf een centraal punt dat wel goed bereikbaar is met het OV. Wat nog beter (en met goed weer leuker) is: een fietstocht vanaf een centraal punt wat goed bereikbaar is met het OV. Dit voegt meteen een sportief element toe aan het congres. Willen de deelnemers toch per se met de auto reizen? Attendeer ze dan op de mogelijkheid om te carpoolen.

Weetje: Bij Woudschoten regelen we in overleg met onze klanten regelmatig busvervoer van en naar NS Station Driebergen-Zeist. Voor internationale groepen verzorgen we het vervoer van en naar Schiphol.

Technologie: event app!

Het gebruik van een event app kent veel voordelen. Bijna iedereen heeft tegenwoordig een smartphone die je kan inzetten tijdens jouw congres. De registratie kan digitaal plaatsvinden, wat tijd scheelt bij ontvangst. Ook kan je gemakkelijk mededelingen doen of kiezen voor een netwerkfunctionaliteit. Belangrijker is dat je ook alle informatie, zoals programmaboekjes en hand-outs digitaal via de event app kan delen. Zo voorkom je onnodige papierverspilling.

Sommige locaties hebben in een eigen app de mogelijkheid tot een gepersonaliseerde event-omgeving voor jouw congres. Is dit niet het geval? Kijk dan naar Let’s get digital of Invitado.

Download de Woudschoten event app

Food & Beverage

Kies voor een eerlijke, biologische en lokalen producten, en serveer geen of minder dierlijke producten. Het vega(n) aanbod in de supermarkt is de afgelopen jaren flink uitgebreid. Ook in de horeca zijn vega(n) gerechten populairder geworden. De keus om geen of minder dierlijke producten te serveren heeft een positieve impact op het milieu. Vega(n) eten heeft namelijk een lagere voedselafdruk en zorgt voor minder broeikasuitstoot en landgebruik. Je hoeft niet al je gasten te verplichten om vega(n) te gaan eten, maar je kan wel voor bepaalde eetmomenten de dierlijke consumptie verminderen zonder dat je gasten dit doorhebben. Organiseer je een diner? Kies dan in ieder geval voor een uitgeserveerd menu of à la carte diner. Hierbij wordt er een stuk minder eten weggegooid dan bij een buffet of walking diner.

Bij Woudschoten kiezen wij er bewust voor om ons 3-gangen menuCulinair goedkoper aan te bieden dan andere diner vormen.

Duurzaamheidspromotie

Promoot duurzaamheid enkel als je het ook daadwerkelijk waarmaakt, want niemand waardeert greenwashing! Blijf altijd eerlijk en maak het niet mooier dan het is. Duurzaamheid is een hot topic, waardoor je makkelijker deelnemers werft voor een event. De promotie van duurzaamheid is dan ook een goede reclame voor jouw organisatie. Mensen die niet deelnemen aan jouw congres zien wel dat jij je inzet voor een beter milieu.

Een bijkomend voordeel is dat je andere organisatoren inspireert om ook hun footprint te verlagen. Ze kunnen natuurlijk niet achterblijven.

Compensatie CO2-uitstoot

Een CO2-uitstoot compensatie kan je zo leuk en makkelijk maken als je zelf wil. Voor alsnog is het vrijwel onmogelijk om een fysiek congres volledig klimaat neutraal te organiseren. Heb je tijdens het event een uurtje over? Organiseer dan een wandeling, waarbij zwerfafval wordt opgeruimd. Een wandeling werkt rustgevend en helpt bij het ontvangen en opslaan van informatie. Het opruimen van de natuur spreekt natuurlijk voor zich.

Heb je geen tijd over? Geef deelnemers dan een milieubewust cadeautje mee naar huis. Denk hierbij aan zaadjes om een eigen moestuin aan te leggen of een insectenhotel. Als je een cadeautje mee geeft, zorg er dan voor dat het daadwerkelijk iets bijdraagt.

Let op: Denk door het maken van een compensatie niet te makkelijk over andere keuzes, want dan ga je het doel voorbij.