Woudschoten investeert in de toekomst met nieuwe reserveringssystemen 

Bij Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum blijven we continu in beweging. Om onze gasten ook achter de schermen de best mogelijke service te bieden, hebben we onlangs de overstap gemaakt naar twee nieuwe, moderne systemen: Thynk en StayNTouch. Een belangrijke stap in de professionalisering van onze organisatie. Met deze systemen verhogen we niet alleen de efficiëntie, maar ook de betrouwbaarheid en veiligheid van onze gegevens. 

Waarom deze overstap?
Ons vorige systeem, Fidelio/Suite8, wordt niet meer ondersteund door de leverancier. Dat betekent dat een overstap noodzakelijk is. Daarnaast vereist het veel handmatige handelingen om informatie tussen afdelingen te delen. Met het grote aantal aanvragen dat wij dagelijks ontvangen, voldoet het systeem daardoor niet langer aan onze wensen. 

De keuze voor nieuwe systemen is dan ook een bewuste investering in de toekomst van Woudschoten. We willen blijven ontwikkelen en meegaan met onze tijd en daar horen moderne, flexibele systemen bij. 

Wat merken onze gasten hiervan?
We zijn nog een paar punten aan het finetunen, zoals de facturatie, om alles helemaal soepel te laten verlopen. Dit heeft geen invloed op je verblijf of bijeenkomst; we houden je natuurlijk goed op de hoogte. 

Wat kun je als gast direct ervaren? 

• Sneller opgestelde offertes met een vernieuwde, professionele uitstraling en de mogelijkheid tot digitale ondertekening. 

• Vooraf online inchecken voor een vlotter verblijf. 

• Een moderne online boekingsmodule voor kamers en binnenkort ook voor meetings. 

Daarnaast biedt een modern systeem op termijn meer mogelijkheden voor persoonlijke service. Uiteindelijk draait het erom dat alles soepel verloopt, ook achter de schermen, zodat onze gasten zich volledig kunnen richten op hun bijeenkomst, training of verblijf. 

Wat verandert er voor het team?
Voor ons team was het even schakelen. De nieuwe systemen zijn zeer gebruiksvriendelijk, maar anders dan we gewend waren. De voorbereidingen kostten tijd en aandacht, maar iedereen heeft inmiddels zijn draai gevonden. 

Het verschil in de praktijk is duidelijk merkbaar: 

• Boekingen worden sneller verwerkt. 

• De beschikbaarheid van zalen is direct inzichtelijk. 

• Minder tijd kwijt aan zoeken en wachten, waardoor we meer aandacht kunnen geven aan persoonlijk contact en service. 

Waar we voorheen soms moesten wachten voordat we konden zien of een zaal beschikbaar was, schakelen we nu razendsnel. Het voelt alsof we minder tijd kwijt zijn aan systemen, en meer tijd hebben voor het echte werk. 

Waar zijn we het meest enthousiast over?
Omdat Thynk en StayNTouch in de Cloud werken, worden ze automatisch geüpdatet wanneer nodig. We kunnen meerdere schermen tegelijk openen en overal werken, wat veel flexibiliteit biedt. In de toekomst krijgen gasten bovendien de mogelijkheid om zelf in te checken via een kiosk. 

Dat was in het oude systeem niet mogelijk. Nu hebben we overal in het systeem altijd alle informatie tot onze beschikking, waardoor we sneller verbanden kunnen leggen tussen bijvoorbeeld zaalreserveringen en restaurantoverzichten. 

Ook zijn reserveringen en taken overzichtelijker ingericht. Even een reservering nabellen? Dat kan direct vanuit hetzelfde scherm worden genoteerd. Waar dit voorheen via verschillende tabbladen ging, werkt het nu geïntegreerd en logisch. 

Wat vooral waardevol is: het systeem is flexibel in te richten per afdeling. De reserveringsafdeling ziet in één oogopslag welke opties en definitieve boekingen voor komend jaar openstaan en waar actie nodig is. De front office heeft juist overzicht van de zalen en afspraken van vandaag. Zo ondersteunt het systeem het werk van elke afdeling, in plaats van dat het extra werk oplevert. 

Passend bij onze toekomstvisie
Bij Woudschoten geloven we in blijven vernieuwen. We willen meegaan met onze tijd, zonder onze kernwaarden uit het oog te verliezen. Moderne systemen helpen ons om efficiënter te werken, informatie beter te benutten en uiteindelijk onze gasten nóg beter te bedienen. 

Deze stap past perfect binnen onze ambitie om kwaliteit te blijven bieden en de Woudschoten beleving continu te versterken. Want als alles achter de schermen soepel verloopt, merken onze gasten dat vanzelf in aandacht, snelheid en service. 

En daar doen we het voor!