Dé ideale vergaderruimte? Met deze checklist vind je hem zo.

Het boeken van de ideale vergaderruimte of perfecte congreslocatie lijkt soms makkelijker dan het is. Er zijn om te beginnen best veel opties en wat vindt u (of vinden uw gasten?) nou eigenlijk écht belangrijk? Om u op weg te helpen hebben wij een handige checklist gemaakt. Zodat u zeker weet dat de locatie, of dat nou Woudschoten is of een andere plek, op alles is gecheckt.

• Het klinkt misschien stom, maar wij vinden lekkere koffie eigenlijk het allerbelangrijkste. Natuurlijk, centraal gelegen staat ook hoog in de top tien, maar dat is voor iedereen toch anders, afhankelijk van waar u vandaan komt. Maar als u eenmaal binnen bent, wilt u toch maar één ding: écht lekkere koffie (of thee).
• Is de vergaderlocatie goed bereikbaar? Dat kan zijn, omdat de locatie centraal in Nederland ligt, maar ook belangrijk zijn zaken als: is er openbaar vervoer, kunt u makkelijk en gratis parkeren, is de locatie goed vindbaar, rijdt het makkelijk aan vanuit de snelweg?
• Aantrekkelijke zalen staat op nummer drie. En dan hebben we het om te beginnen over de functionaliteiten. Zijn de zalen handig ingedeeld, flexibel te gebruiken, is er voldoende en prettig meubilair? En heel belangrijk: is er daglicht? Een basisbehoefte voor een energieke en creatieve dag.
• Werkt de techniek, de WIFI, 100%? Makkelijker gezegd dan gedaan. En bijna iets waarvoor u eerst een keer moet gaan kijken bij uw gedroomde locatie. Hoe belangrijk het namelijk ook is, het komt maar al te vaak voor dat het net niet goed werkt. En net niet is voor een vergaderruimte of congreslocatie net zo erg als helemaal niet.
• Zijn de medewerkers op de congreslocatie blij dat u komt? Hebben ze oog voor u, weten ze wat goede service betekent en hoe ze u kunnen ontzorgen?
• Bij congreslocaties en vergaderruimtes moet er vaak voor veel mensen worden gekookt. Dat kan niet iedereen. Dus let goed op: is het eten lekker, vers en gezond? Heeft het menu veel variatie en keuzemogelijkheden?
• Hangt er een prettige sfeer? Een vergaderruimte of congreslocatie moet aangenaam aanvoelen. Bijna zoals thuis. Alleen wanneer u zich ergens comfortabel en op uw gemak voelt, haalt u het beste uit uzelf.
• Kunt u er naast inspannen ook ontspannen? Ligt de vergaderruimte of congreslocatie in een groene omgeving waar u tussen de bedrijven door een wandeling kunt maken? Kunt u er ook sporten of is er een relaxruimte waar u zich even kunt terugtrekken?
• Hoe zijn de externe omstandigheden? Ja dat klinkt wat vaag, dat geven we toe. Maar geloof ons: als ze tegen zitten weet u snel genoeg hoe belangrijk ze zijn. We hebben het dan bijvoorbeeld over de temperatuur binnen. Klopt de klimaatbeheersing? Hoe zijn de geluiden van andere vergaderruimtes, zijn er buiten bouwvakkers, bladerblazers of andere herriemakers bezig?
• Tot slot, maar niet onbelangrijk. Is het een duurzame locatie? Wordt er op de locatie een beetje zorgvuldig omgesprongen met het milieu? Wat gebeurd er met eten dat overblijft? Maar ook: hoe is de prijs-kwaliteit verhouding. Het zijn allemaal randvoorwaarden die zowel voor u als voor uw trainees of gasten van uw congres van belang zijn.

Wilt u weten of Woudschoten aan de bovenstaande checklist voldoet? Kom langs, of neem contact op met ons.