Privacyverklaring HR

Het vertrouwen dat wij zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens willen we elke dag weer waarmaken. We werken met goed beveiligde informatiesystemen en heldere privacy statements. Wanneer nodig passen we deze aan. Zoals nu, met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG).  Lees hier hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens als je bij ons solliciteert of werkt.

Wie zijn wij?

Wij zijn Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum (nader te noemen Woudschoten).

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum is gevestigd te Zeist, Woudenbergseweg 54, 3707 HX, is verantwoordelijk voor de verwerkingen van jouw persoonsgegevens (Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG).

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij verzamelen persoonsgegevens van:

• sollicitanten, (potentiële) kandidaten, zzp-ers, flexwerkers, medewerkers van leveranciers, deelnemers van klanten of andere personen

Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze hr-administratie, waaronder persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, advies, planning en personeels- en salarisadministratie.

De informatie verwerken we:

• om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting
• op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens), dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging
• in beperkte gevallen: met jouw toestemming, daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kan geven. (Indien je jonger bent dan 16 jaar hebben wij de toestemming nodig van je ouders of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt).

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld van;

• van social media, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk. In dat geval zullen we je benaderen of je interesse hebt. Heb je geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van je verwerken om rekening te houden met jouw wens niet door ons benaderd te worden;
• indien wij persoonlijke informatie ontvangen van, door jou opgegeven referentie contactpersonen;
• als klanten, waar je bent aangeboden of waar je werkt of gewerkt hebt, persoonlijke informatie over je met ons delen of die jou aanmeldt voor onze dienstverlening; indien dit onderdeel uitmaakt van of voortvloeit uit onze overeenkomst;
• van leveranciers in het kader van in- en doorleen, in dat geval hebben wij met de leverancier afgesproken dat deze jou informeert en verwijst naar ons privacystatement.

Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?
Woudschoten kan je persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) ontvangers;

• onderaannemers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens Woudschoten diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen;
• derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-,opleidings-, en/of exameninstituten, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen o.a. ten behoeve van keurmerken en certificeringen, externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs als advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen);
• opdrachtgevers waar we jou voor kunnen stellen, waar je via ons aan het werk gaat of bent, of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten voor jouw loopbaanbegeleiding, coaching, bemiddeling of outplacement;
• individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld jouw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij, op jouw verzoek, gegevens verstrekken of die ons, op jouw verzoek, informatie verstrekken, zoals huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus;
• derden aan wie wij gegevens, met jouw uitdrukkelijke toestemming, verstrekken of op jouw verzoek gegevens delen in verband met dataportabiliteit;
• pensioenfonds, indien van toepassing;
• overheidsinstanties en andere instanties (zoals subsidie-aanvragers) indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.

En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

Het delen van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”

Jouw rechten
Je hebt het recht om een verzoek in te dienen voor;

• inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• rectificatie van je persoonsgegevens;
• verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen;
• beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens;
• overdracht van je gegevens.

In geval van jouw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.

Hieronder de wijze waarop je je toestemming kunt intrekken;

• als je je hebt opgegeven voor het ontvangen van informatie voor nieuwsberichten, evenementen, alerts of andere berichten, dan kun je je daarvoor afmelden via de afmeldmogelijkheid in de mail die je daarover ontvangt;
• je kunt via je browser settings voorkomen dat cookies worden geplaatst maar ook kun je te allen tijde jouw cookie instellingen wijzigen of verwijderen van jouw apparaat via de browser instellingen;
• wil je gegevens wijzigen of verwijderen die je zelf niet kunt aanpassen, dan kun je opnemen met jouw contactpersoon en/of vestiging.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Heb je vragen, neem dan contact op met jouw leidinggevende of de HR manager. Indien je klachten hebt dan horen we dat graag, zodat we je verder kunnen helpen en, zo nodig, onze dienstverlening/werkprocessen kunnen aanpassen/verbeteren.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Woudschoten, neem dan contact op met jouw leidinggevende of HR manager. Of neem schriftelijk contact met ons op Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum t.a.v. afdeling HR.

Je kunt onze functionaris voor gegevensbescherming bereiken via het volgende e-mailadres: privacy@woudschoten.nl Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, bijvoorbeeld, vermoed u verlies of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens, laat het ons dan direct weten. Wij verzoeken u dit te melden privacy@woudschoten.nl

Beveiliging
Woudschoten doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij doen dat aan de hand van ons informatiebeveiligingsbeleid. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de laatste stand van de techniek, fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Woudschoten met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Je dient je ervan bewust te zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico.

Wijzigingen
Woudschoten kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacystatement. Het meest actuele Privacystatement is te allen tijde in te zien op de website. We raden je aan het privacystatement regelmatig na te lezen. Deze versie is opgesteld in mei 2018.

Bezoekers en gebruikers van de website of de app
Als je onze website bezoekt of onze app gebruikt, verzamelen we informatie gerelateerd aan het type apparaat, browser en hoe je onze website of de app gebruikt. Deze informatie helpt ons om de website of de app te verbeteren, voor jouw gebruiksgemak en om je zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Lees hier voor meer informatie welke persoonsgegevens we verwerken, waarom en hoe lang we jouw informatie bewaren.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou
Over het algemeen kan onze website bezocht worden en de app gebruikt worden zonder dat jouw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven.

Wij verzamelen niet-identificeerbare informatie over gebruikers van de website en app zoals bijvoorbeeld datum en tijd van toegang, de bron vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat je gebruikt, de onderdelen van de website of app die je bezoekt, de pagina’s van de website of app die je hebt bezocht, informatie over het type apparaat dat je gebruikt en het materiaal dat je opstuurt of downloadt van de website.

Woudschoten maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op jouw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Je kunt hier meer over lezen in onze cookieverklaring.

Zodra je gegevens aan ons verstrekt, door het invullen van een formulier, doen van een sollicitatie verwerken wij die gegevens die je aan ons verstrekt.

Wij vragen jou om ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

Wij verzamelen persoonsgegevens van jou, om;

• te kunnen reageren op vragen, tips, feedback, sollicitaties of verzoeken indien je daarvoor een formulier hebt ingevuld of gegevens hebt achtergelaten;
• informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten;
• je te benaderen voor aanbiedingen, events en andere informatie die voor jou interessant kan zijn;
• je emails te kunnen sturen zoals nieuwsbrieven of vacature-alerts, indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn.

Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens
Wij bewaren jouw gegevens om te kunnen voldoen aan het doel waarvoor het verzameld is. De vereiste bewaartermijn bepalen we aan de hand van wet- en regelgeving en eventuele claimrisico’s waarbij het uitgangspunt is dat wij de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Zie ook onze cookieverklaring.

Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, zzp-ers, flexwerkers, medewerkers van leveranciers of deelnemers van onze klanten
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder; bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, in- en doorleen, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, loopbaanbegeleiding en outplacement, advies, planning, personeels- en salarisadministratie.

Lees hier voor meer informatie welke persoonsgegevens we verwerken, waarom en hoe lang we jouw informatie bewaren.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen we onze dienstverlening niet uitvoeren. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten en/of beschikbaarheid of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie en/of vanuit opdrachtgevers. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen we je om je interesse te toetsen om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacystatement. Je bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op/via het internet. Tip: check dit regelmatig en indien je niet wil dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af.

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving:

• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jij zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
• pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis.

Het ID-bewijs mag bij de werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of je mag werken in Nederland. Ga je niet binnen vier weken voor ons aan de slag, dan wordt het ID-bewijs verwijderd.

Gegevens zoals jouw geslacht vragen we op om met je te communiceren, gegevens over leeftijd om je in onze systemen te identificeren en om te bepalen of wij bepaalde verplichtingen hebben (zoals met betrekking tot het loon en of we toestemming nodig hebben van ouders of voogd).

Op het moment dat je voor Woudschoten kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt;

• nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning;
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;

Woudschoten legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld; gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke godsdienst of levensovertuiging, genetische en biometrische gegevens, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens
Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze hr-administratie, waaronder persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, advies, planning en personeels- en salarisadministratie.

Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om;

• (correct en duidelijk) met je te communiceren;
• je aanbiedingen te doen en/of informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter af te stemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert);
• je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
• onze dienstverlening te verbeteren; indien we voor trainingsdoeleinden bijvoorbeeld gesprekken opnemen, zullen we je daar van tevoren over informeren;
• jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (enkel indien dit voor de functie echt relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven);
• inzicht te krijgen in bedrijven waar of via wie je mogelijk ingezet wordt of hoe we je kunnen ondersteunen of adviseren bij het zoeken naar werk;
• een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
• onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinden) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
• de benodigde acties en administratie uit te voeren in geval wij eigenrisicodrager zijn;
• jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder door training, opleiding en testen;
• voor management doeleinden waaronder; managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
• kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
• aanspraak te kunnen maken op subsidies, premiekortingen, loonkostenvoordeel e.d.;
• als we een werknemersrelatie met je zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, pensioen, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.

Dat betekent:

Kandidaten
Jouw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot maximaal 3 maanden na het laatste contact. Na afloop van deze termijn worden jouw gegevens definitief verwijderd.

Indien je voor Woudschoten werkt/hebt gewerkt
Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot zeven jaar na einde dienstverband.