Het vertrouwen dat wij zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens willen we elke dag weer waarmaken. We werken met goed beveiligde informatiesystemen en heldere privacy statements. Wanneer nodig passen we deze aan. Zoals nu, met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Lees hier hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens als je bij ons solliciteert of werkt.
Wij zijn Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum (nader te noemen Woudschoten).
Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum is gevestigd te Zeist, Woudenbergseweg 54, 3707 HX, is verantwoordelijk voor de verwerkingen van jouw persoonsgegevens (Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG).
Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij verzamelen persoonsgegevens van:
Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze hr-administratie, waaronder persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, advies, planning en personeels- en salarisadministratie.
De informatie verwerken we:
Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld van;
Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?
Woudschoten kan je persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) ontvangers;
En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
Het delen van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”
Jouw rechten
Je hebt het recht om een verzoek in te dienen voor;
In geval van jouw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen.
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.
Hieronder de wijze waarop je je toestemming kunt intrekken;
Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Heb je vragen, neem dan contact op met jouw leidinggevende of de HR manager. Indien je klachten hebt dan horen we dat graag, zodat we je verder kunnen helpen en, zo nodig, onze dienstverlening/werkprocessen kunnen aanpassen/verbeteren.
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Woudschoten, neem dan contact op met jouw leidinggevende of HR manager. Of neem schriftelijk contact met ons op Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum t.a.v. afdeling HR.
Je kunt onze functionaris voor gegevensbescherming bereiken via het volgende e-mailadres: privacy@woudschoten.nl Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, bijvoorbeeld, vermoed u verlies of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens, laat het ons dan direct weten. Wij verzoeken u dit te melden privacy@woudschoten.nl
Beveiliging
Woudschoten doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij doen dat aan de hand van ons informatiebeveiligingsbeleid. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de laatste stand van de techniek, fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.
Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Woudschoten met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.
Je dient je ervan bewust te zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico.
Wijzigingen
Woudschoten kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacystatement. Het meest actuele Privacystatement is te allen tijde in te zien op de website. We raden je aan het privacystatement regelmatig na te lezen. Deze versie is opgesteld in mei 2018.
Bezoekers en gebruikers van de website of de app
Als je onze website bezoekt of onze app gebruikt, verzamelen we informatie gerelateerd aan het type apparaat, browser en hoe je onze website of de app gebruikt. Deze informatie helpt ons om de website of de app te verbeteren, voor jouw gebruiksgemak en om je zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Lees hier voor meer informatie welke persoonsgegevens we verwerken, waarom en hoe lang we jouw informatie bewaren.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou
Over het algemeen kan onze website bezocht worden en de app gebruikt worden zonder dat jouw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven.
Wij verzamelen niet-identificeerbare informatie over gebruikers van de website en app zoals bijvoorbeeld datum en tijd van toegang, de bron vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat je gebruikt, de onderdelen van de website of app die je bezoekt, de pagina’s van de website of app die je hebt bezocht, informatie over het type apparaat dat je gebruikt en het materiaal dat je opstuurt of downloadt van de website.
Woudschoten maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op jouw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Je kunt hier meer over lezen in onze cookieverklaring.
Zodra je gegevens aan ons verstrekt, door het invullen van een formulier, doen van een sollicitatie verwerken wij die gegevens die je aan ons verstrekt.
Wij vragen jou om ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.
Wij verzamelen persoonsgegevens van jou, om;
Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens
Wij bewaren jouw gegevens om te kunnen voldoen aan het doel waarvoor het verzameld is. De vereiste bewaartermijn bepalen we aan de hand van wet- en regelgeving en eventuele claimrisico’s waarbij het uitgangspunt is dat wij de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Zie ook onze cookieverklaring.
Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, zzp-ers, flexwerkers, medewerkers van leveranciers of deelnemers van onze klanten
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder; bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, in- en doorleen, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, loopbaanbegeleiding en outplacement, advies, planning, personeels- en salarisadministratie.
Lees hier voor meer informatie welke persoonsgegevens we verwerken, waarom en hoe lang we jouw informatie bewaren.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen we onze dienstverlening niet uitvoeren. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten en/of beschikbaarheid of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie en/of vanuit opdrachtgevers. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.
We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen we je om je interesse te toetsen om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacystatement. Je bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op/via het internet. Tip: check dit regelmatig en indien je niet wil dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af.
Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
Bij inschrijving:
Het ID-bewijs mag bij de werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of je mag werken in Nederland. Ga je niet binnen vier weken voor ons aan de slag, dan wordt het ID-bewijs verwijderd.
Gegevens zoals jouw geslacht vragen we op om met je te communiceren, gegevens over leeftijd om je in onze systemen te identificeren en om te bepalen of wij bepaalde verplichtingen hebben (zoals met betrekking tot het loon en of we toestemming nodig hebben van ouders of voogd).
Op het moment dat je voor Woudschoten kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt;
Woudschoten legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld; gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke godsdienst of levensovertuiging, genetische en biometrische gegevens, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens
Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze hr-administratie, waaronder persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, advies, planning en personeels- en salarisadministratie.
Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om;
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.
Dat betekent:
Kandidaten
Jouw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot maximaal 3 maanden na het laatste contact. Na afloop van deze termijn worden jouw gegevens definitief verwijderd.
Indien je voor Woudschoten werkt/hebt gewerkt
Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot zeven jaar na einde dienstverband.